内定者フォローの効果を高める上で、ツールの活用が効果を発揮するケースがあります。
「内定者フォローに効果的なツールとはどのようなものか」「自社で取り入れることのできるツールはあるか」と気になる方もいるのでないでしょうか。
そこで本記事では、内定者フォローに有効とされる具体的なツールの紹介のほか、ツールを用いた内定者フォローの注意点や事例をお伝えします。
目次
近年の内定者の傾向
昨今の採用状況は、内定出しが早期化したことにより、内定から入社までの期間が長いという特徴があります。
加えて新型コロナウイルス感染症の影響により、オンラインでの採用活動がメインとなったため、実際に企業側の人間と顔を合わせたり職場を訪れたりできないまま、内定通知を得た就活生もいるでしょう。
かつては内定者とのコミュニケーションツールとしてメールを利用する企業が多かったですが、現代の内定者はスマートフォンやSNSの利用率が高く、メールの利用頻度は低い傾向にあります。
内定後の安堵感からか、普段利用しないメールはさらに開封率が低くなってしまい、「送信したはずなのに反応がない」という状況が起こるかもしれません。
企業側はこれらの内定者の傾向をふまえ、内定者フォローの重要視を認識した上で効果的な取り組みを行う必要があります。
内定辞退を避け、内定者の早期戦力化を図るためにも、内定者フォローの質を高めることが重要といえるでしょう。
内定者フォローに有効なツール４選
内定者フォローを行う際、どのようなツールが有効なのでしょうか？４つ厳選してご紹介します。
- 内定者紹介パンフレット
- 保護者向けパンフレット
- 社員紹介新聞
- コミュニケーション活性ツール
内定者紹介パンフレット
内定者紹介パンフレットは、内定者数が多い企業に有効なツールです。
内定者の紹介文のみでなく、出身地の割合を数字で示すなどの、読み手の関心をひく工夫の自由度が高いため、大手企業では取り入れやすいツールといえるでしょう。
内定者同士がお互いを知ることが最大の目的ですが、既存社員が見て今年度の内定者を知ることや、入社後のコミュニケーションのきっかけにも効果を発揮します。
さらに、内定者が自身の大学に持ち帰り後輩に配ることで、次年度の採用活動にもつながるといった連鎖を生み出す効果も期待できます。
保護者向けパンフレット
親の反対という理由で内定辞退をするケースも見られます。
内定者に向けて、自身が選んだ企業は「間違いない」と安心できる内容にすることはもちろんのこと、組織や事業内容を誤解されやすい業種は、親も安心できるよう、親の目線を捉えたパンフレットを作ってみるとよいでしょう。
親が安心、納得できる内容が記載されていれば、内定への理解につながりやすいでしょう。
また、内定者は一番身近な存在である家族から自身の選択を認めてもらえることで、さらなる安心感や自信となり、内定辞退という選択を避けるかもしれません。
社員紹介新聞
内定者数が少ない場合には、内定者を含めた社員全体の紹介ができるコンテンツが有効となるでしょう。
実際に働く社員の「仕事に向かう姿勢」や「考え方」を伝えることで、企業風土の理解にもつながるといえます。
社員のパーソナリティな部分の紹介と本音ベースの考え方に加え、プライベートな写真を添えることで、より一人ひとりの魅力が伝えやすくなるでしょう。
コミュニケーション活性ツール
内定決定後には、内定ブルーに陥るなど企業に対する思いが少しずつ薄れてしまいがち。そのような時期にフォローがないと、他社に流れてしまったり、留年して一年後に再度就活することを選択する可能性も生まれます。
企業の一員としてコミュニケーションをとっていくことで、気持ちを高めたまま入社につなぐことができるかもしれません。
内定者が少数であれば、企業が導入している既存のコミュニケーションツールやチャットツールを使用してもよいでしょう。
内定者が多い場合には、当社カケハシ スカイソリューションズ（以下、カケハシ）が展開する「HR Ring」のような、一人ひとりとも連絡がとれるツールを導入してみてもよいかもしれません。
定期的なメッセージのやり取りにより、内定者の安心感や帰属意識を高めることに効果的だといえます。
内定者フォローでツールを用いる注意点
内定者フォローのツールには、実際に手に取って見られるツールや、コミュニケーションを促すツールがあります。このようなツールを用いた内定者フォローを行う場合、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。
実際に手に取って見られるツールの場合
パンフレットのようなツールは、どの企業でも比較的取り入れやすいツールである一方で「作って終わり」になってしまいがちです。
取り入れる際は「作って終わり」ではなく、使い方までを具体的にイメージし、運営に落とし込んでおくことが重要でしょう。
完成後は使い方や中身について、社内で説明の場を設けておくとよいでしょう。
コミュニケーションを促すツールの場合
当たり前のことのようにも思われますが、「返信をする」ということがもれてしまうケースが多々あります。
連絡が一方通行になってしまうと、企業に対する不安感や不信感につながる可能性が高いです。返信を忘れずに行うことは、内定者の安心感につながります。
「業務として」ではなく、「人と人として」のコミュニケーションだと理解し、堅くなりすぎない温度感がよりコミュニケーションの促進につながるでしょう。
また、コミュニケーションツールを利用する際は、新たなツールの導入ではなく、企業ですでに取り入れている連絡ツールを使うとよいと思います。定期的な連絡交換を目的としているため、既存のコミュニケーションラインに添えることで、企業側も扱いやすいでしょう。
ツールを用いた内定者フォロー事例
ツールを用いた内定者フォローの成功事例を２つご紹介します。
事例（１）内定者紹介パンフレットが帰属意識を向上、リファラル採用にも貢献
とある企業様では、内定者がパンフレットに掲載され紹介されたことで、企業に対するロイヤリティや帰属意識を高めることができました。
また、自社で働くことにより、どのような効果やメリットが得られるのかなど、企業の魅力をさりげなく説明する内容を記載していたことで、単なる内定者紹介ツールにとどまらず、大学の後輩へのリクルーティングにも活用され、リファラル採用にも効果を発揮しました。
事例（２）コミュニケーション活性化ツールで入社前からつながりを強化
カケハシでは、内定者とのコミュニケーションに自社で展開するコミュニケーション活性化ツール「HR Ring」を使用しています。
内定者同士だけでなく、人事担当者や先輩社員とのやり取りを介して、つながりを醸成しています。
内定時に「HR Ring」を利用した新入社員からは「内定者同士との仲間意識や社員とのつながりが醸成された」「周りの内定者の性格や感動するポイントがわかり安心につながった」「会社から大切にされていると感じ、帰属意識が高まった」などといった声が寄せられており、よい効果を発揮したと感じてます。
まとめ
内定者フォローに有効なツールは、内定者同士や既存社員に内定者についてを知ってもらうためのツールと、企業全体を巻き込み内定者とコミュニケーションを図るツールの2種類に分かれます。
自社に合わせたツールを導入することで、効果をより発揮することにつながるでしょう。
近年の内定者の傾向に加え、企業の規模や職種、風土などを踏まえ、内定者が入社を心待ちにするようなフォローができるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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