「オンボーディング」という言葉をご存知でしょうか。
企業の人事担当者や経営層の多くは、新入社員を受け入れるとき、早く戦力となって企業に貢献してほしいと期待しています。
しかしながら、新入社員が「組織に馴染めない」「早期離職をしてしまう」などの課題を抱えている企業が多いのが現状です。
そこで近年、広く浸透しつつあるのが「オンボーディング」です。
今回は、「オンボーディング」とはどのようなものなのか、効果やプロセス、具体例までを網羅的にご紹介します。
目次
人事領域における「オンボーディング」の意味
はじめに人事領域におけるオンボーディングの意味と目的について解説します。
オンボーディングとは？
新卒採用者や中途採用者など新入社員が組織で早く活躍できるよう、組織全体でサポートするプログラムのことです。
つまり、オンボーディングとは、新入社員を組織の一員として定着させ、戦力化させるまでのプロセスのことを指します。
オンボーディングの対象は新卒社員に限らず、中途採用の若手や中堅社員、幹部クラスなど、新たに組織に加わったすべての人材が含まれることや、入社後の短期研修ではなく継続的なプログラムであることが特徴といえます。
オンボーディングとOJTの違い
オンボーディングと似た言葉にOJTがありますが、双方の違いは「目的」です。OJTは即戦力化を目的とし、実務を通して育成を進める手法を指します。
一方のオンボーディングは組織に馴染むことを目的としており、一般的な業務内容のほか企業文化も学びます。人間関係など社内環境全般に馴染むためのサポートも含まれるため、OJTよりも幅広い意味を持つのが特徴です。
オンボーディングが注目されている背景
近年、オンボーディングが注目されている背景には、転職者の増加や深刻化している企業の人手不足が挙げられます。
また、オンボーディングは継続的なサポートをおこなえる点でも注目されています。
即戦力として期待し採用した人材が、企業文化などに馴染めずになかなかパフォーマンスを上げられない、早期に離職してしまうといった問題への対策としても、オンボーディングは効果的です。
ビジネス用語のオンボーディングの由来
ビジネス用語のオンボーディングは、英語の「on-board」が由来となっています。もともとは船や飛行機への搭乗を指し、「受け入れる」などの意味でも使われます。
企業を乗り物に例え、乗組員である社員を受け入れ、活躍できるようサポートすることから、ビジネスの場において、社員の受け入れ、戦力化のサポートを「オンボーディング」と呼ぶようになりました。
オンボーディングを用いる目的
オンボーディングの目的は、採用した人材が早く組織に馴染み、実力を発揮できるようにすることです。具体的には次のような目的も含まれています。
新入社員の即戦力化・既存社員との統合
オンボーディングでは、新入社員だけを対象としてプログラムを実施するのではなく、上司や同僚など既存の社員も含め、職場全体で新たなメンバーを受け入れるというアプローチをおこないます。
既存社員と新入社員をオンボーディングプログラムによって短期間で統合させていくことが、オンボーディングの目的です。
早期離職の防止
早期離職の原因は、人間関係や仕事内容のミスマッチが多くの割合を占めています。
しかし、実は職場でのコミュニケーション不足や、担当業務に対してやりがいを感じられないことが直接的な原因であるというケースが少なくありません。
オンボーディングには、新入社員に目標を設定させモチベーションを高めたり、面談の場を設けコミュニケーションを図ることで、理想と現実のギャップを調整したりする役割もあり、早期離職の防止に有効に働きます。
部署ごとの教育格差の発生を防ぐ
新入社員が配属された部署により教育格差が生じないよう、組織的に人材育成をおこなうこともオンボーディングの重要な目的です。
配属後の新人研修は、一般的にはトレーナーやチームが教育を一任されます。
オンボーディングを用いれば、人事部が組織として統一したプログラムを提供するため、採用したすべての人材が平等で十分な教育機会を得られるようになるのです。
オンボーディングによって期待される効果・メリット
オンボーディングは、新入社員の定着を図るだけでなく、企業や既存社員側にも効果があるといいます。具体的なメリットは以下の5つです。
- 新卒採用者の早期離職防止や早期戦力化
- 中途採用者の早期パフォーマンス発揮
- 組織力の向上による生産性の向上
- 人件費などのコスト削減
- 人材育成施策の改善
（１）新卒採用者の早期離職防止や早期戦力化
新卒採用者が入社後の早い段階で退職してしまう理由には、「職場に馴染めない」「仕事内容が自分には合わない」などが多く挙げられます。
厚生労働省が発表している「新規大卒就職者の事業所規模別離職状況」によると、令和2年3月卒の新卒社員のうち、１年目で離職した社員は全体の10.6％とのデータがあります。約10人に1人が入社1年目で離職していることからも、「入社後の人材が実力を発揮できているか、離職の懸念はないか」と注意深く気を配ることが重要です。
オンボーディングは短期間で仕事を覚えることや自身のスキルを身に付けることにつながるよう設計しているため、早い段階で戦力化させることができるでしょう。
また、戦力となっている実感を得られることで、新入社員の企業への貢献度が上がり、エンゲージメントや定着にもつながるといわれています。
(参考：厚生労働省「新規学卒者の離職状況 資料」)
（２）中途採用者の早期パフォーマンス発揮
中途採用者の受け入れに関しては、現場に一任しているという企業も多いのではないでしょうか。
受け入れの準備が不十分で中途採用者が組織に馴染めず、自身の持つスキルを活かせない、パフォーマンスを発揮するまでに時間がかかってしまうなどの課題が生まれやすくなっていました。
オンボーディングを活用することですぐに業務の流れが把握でき、既存社員との距離感も縮められるため、即戦力として採用した中途採用者の早期パフォーマンス発揮につなげることができます。
（３）組織力の向上による生産性の向上
かつての育成方法は、同じ部署の教育係など「担当者が新人教育をする」という、狭い関わりでの育成が主でした。
一方のオンボーディングでは、事業部を超えて多くの人を巻き込んで進めていきます。
組織内での情報共有が活発になり社員同士で助け合う機会が必然と多くなることで、縦のつながりだけでなく横のつながりも強化されるのです。
そのため、組織の結束力に効果があるでしょう。育成方法が仕組み化されることによって、業務効率化にもつながるといえます。
（４）人件費などのコスト削減
人材不足の影響から、企業が従業員１人にかけるコストは年々増加しています。
採用した人材が早期離職してしまえば、それまでにかかった採用コストや教育コストが無駄になります。
しかし、オンボーディングにより離職を抑制できれば、人件費などのコストの削減が期待できるでしょう。
（５）人材育成施策の改善
オンボーディングでは一定の数値目標を達成するために、面談やメンター制度、懇親会など多様な施策を導入することが多いです。
特に最近では、オンラインでの実施も増加しています。テレワーク環境下では、チャットツールやオンライン会議システムなどでのコミュニケーション方法、HRとの事務連絡方法などが企業によって異なります。
テレワークが普及している企業では、オンラインでオンボーディングを実施することで、入社後スムーズに働き方に慣れて即戦力化できるでしょう。
オンボーディングにより、企業全体で人材育成をどのように実施するかを検討、新たな施策を取り入れる機会があることで、採用全般における人材育成施策の強化・改善につながります。
オンボーディングのプロセスにおける7つのポイント
新たに組織へ加入した新入社員には、成長する上でいくつかの課題が生じるといわれています。
オンボーディングプログラムを設計する際に気を付けるべきポイントを7つ紹介します。
- 事前準備を入念におこなう
- 人間関係の構築をサポートする
- 期待値をすり合わせる
- 学びの体制を整える
- アウトプット機会を作る
- スモールステップ法を活用する
- トレーナーの育成スキルを伸ばす
ポイント１｜事前準備を入念におこなう
新入社員の入社初日に合わせて、受け入れ態勢を整えておくことが重要です。新入社員に入社初日から最大の学びと成長を促すためには、しっかりと受け入れ準備をして迎えましょう。
既存社員間での育成方針の共有、育成担当係の決定や指導研修などの準備、初日から仕事に必要なものがきちんと揃っている状態での受け入れなど、新入社員がパフォーマンスを発揮するまでの期間を短くするための工夫が必要です。
ポイント２｜人間関係の構築をサポートする
新入社員は組織の内部についてわからないまま業務が始まるため、受け入れ側のサポートは大切になります。
運営側や指導担当者は、組織や役職に留まらず、チーム内の関係性やステークホルダー、各々の性格、傾向なども伝えていき、人間関係の構築をサポートしましょう。
組織内のメンバーがどのような役割を持っているか知ることで、困った時に誰に聞けばよいかなどもわかるようになります。その際に、ランチの機会やメンター制度を設定することも効果的です。
ポイント３｜期待値をすり合わせる
組織のミッションに限らず、部署内でも人や役職によって入社の意図や業務内容、求められる成果が異なるでしょう。そのため求めているものを伝え合い、お互いの期待値をすり合わせておく必要があります。
期待値のズレを作らないよう入社前にインターン制度を設けると、入社後のギャップを減らすことができるため、早期の離職防止にもつながるでしょう。
ポイント４｜学びの体制を整える
新入社員は、担当業務に必要な能力やスキルだけでなく、企業の仕組みやルール、企業文化など、学ぶべきものがさまざまあります。
OJT制度やOff-JT制度を取り入れて、ふとした疑問をすぐに聞ける環境を作るなど学ぶ体制を整えることで、社員の即戦力化や定着率への効果が期待できるでしょう。
教育担当者間での教え方にズレがないかのすり合わせや、わからないときに見返すことができるようマニュアルの提示をするなど、学ぶ環境を仕組み化して提供することも効果的です。
ポイント５｜アウトプット機会を作る
新入社員自身で振り返りをして、小さな成功体験を積み重ねていくことは重要です。
しかし、できていることや改善すべきことは自分ではわからない場合があるため、個人での振り返り時間を設けつつ、指導側はフィードバックする機会を作っていきましょう。周りからのフィードバックの機会は、自分を客観視する上で効果的です。
これをループ化させることで、PDCAを速く回すこと、つまり成長スピードを上げることにつながるといえます。
ポイント６｜スモールステップ法を活用する
スモールステップ法とは、目標を細かく設定しながら最終的な目標達成を目指す教育手法です。
新入社員は、仕事に対するプレッシャーから成果を出すことに対してストレスがかかりやすく、長期間一つの目標のみに集中すると途中で目標を見失ってしまう傾向があります。
スモールステップ法は、早期に達成が見込める目標を細分化して設定し、目標達成を周囲がサポートすることで、成功体験を積み重ねられるため、オンボーディングでは有効です。
ポイント７｜トレーナーの育成スキルを伸ばす
担当するトレーナーの育成スキルは、オンボーディングの成果を大きく左右します。
自社内にトレーナーの育成ノウハウがない場合には、外部機関を活用しトレーナーの育成をおこなうことも有効でしょう。
特に新入社員の定着に大きな課題を抱えていて早急に改善が望まれる場合や、近年増加しているオンラインなど新しい手法をオンボーディングに取り入れる場合には、外部機関のサポートが欠かせません。
プロによるきめ細やかな指導により、トレーナーとしての育成スキルを効率的に伸ばすことができます。
オンボーディング活用のポイントについて、より詳しく知りたい方は以下の記事も合わせてお読みください。
オンボーディングのプログラム設計における４つのプロセス
新入社員の早期定着や早期戦力化を図るには、どのようにプログラム設計をするとよいのでしょうか。４つのプロセスに分けて解説します。
- 目標設定
- 原案作成
- 完成と実行
- フォローと見直し
プロセス１｜目標設定
はじめに、オンボーディングを行う目的を踏まえ、目標を設定しましょう。
新入社員に対して、「いつまでに、どのようなスキルを求めるのか」や「最終的にはどのような姿になっていて欲しいのか」などを設定し、きちんと言語化します。
そうすることで理想像が明確となり、何をすべきかが伝わりやすいでしょう。
プログラムを設計する中で、課題が見つかる場合もあるかもしれません。そのような時にはさらに深堀りし、本質的な問題を見出しましょう。
プロセス２｜原案作成
次は、問題や課題をもとに解決方法や過程などの詳細を練っていきます。
「解決に導くにはどのような取り組みが必要か」「求める能力やスキルはどうすると身に付けられるか」などを具体的に考えてみましょう。入社日から1年程度を目安にスケジュールを組んでみてもよいかもしれません。
この時、「会社に馴染めない」「業務内容が覚えられない」など新入社員が抱えやすい企業や組織に対する課題をプランに入れ込むことも必要です。
一人ひとりに合ったオンボーディングを作成することで、それぞれが活躍しやすいプランとなるでしょう。
プロセス３｜完成と実行
プラン作成後は、実際に業務を行う現場の社員と管理職でプランの見直しを行います。
「実現可能か」「達成できそうか」を話し合うことで、課題感のズレをすり合わせることができるでしょう。
オンボーディングプランが完成したところで、実行にうつします。
プロセス４｜フォローと見直し
実行後は定着するまでに時間がかかるため、新入社員に対して積極的な接触を図り、企業一丸となってフォローしていきましょう。
個人のオンボーディングが終わり次第、関わった人全てで評価を行います。そのプランに関わった人全員の意見を聞くことで、「今回の施策は妥当だったか」「どのような施策が効果的だったか」がわかるでしょう。
実際に社員の定着やエンゲージメントの向上につながっているか効果測定を行うと、数値として結果が得られます。また、改善点があった場合にはプランの見直しが必要となるでしょう。
オンボーディングの具体的な施策例
ここでは、オンボーディングの具体的な施策例を入社のタイミング別にご紹介します。
入社前に実施するオンボーディングの例
入社前に実施するオンボーディングには、以下のようなものがあります。
- 内定者研修
- 内定者インターン
- 内定者交流会や先輩社員との懇親会、座談会
- 会社見学
- 社内広報などの資料送付 など
オンボーディングは内定者の段階から実施します。
新卒採用者の場合、入社までの期間を活用した施策をおこなうことで、内定者の入社意欲が向上し信頼関係の構築にもつながります。
入社直後に実施するオンボーディングの例
入社直後に実施するオンボーディングには、以下のようなものがあります。
- 社長や経営陣から企業理念や文化などを学ぶ研修
- 業界の知識、理解を深める研修
- ランチ会や歓迎会、同期交流会
- 質問窓口、相談係の設置 など
入社直後の新入社員は不安が大きい一方で、業務に対する意欲も高い時期です。
職場に早く馴染めるよう社内独自の文化を学び、仕事に対する理解を深める施策を取り入れましょう。
入社後に実施するオンボーディングの例
入社後に実施するオンボーディングには、以下のようなものがあります。
- 1on1の実施やメンター制度でのフォローアップ
- 社内の各部署同士など、さまざまなグループでの交流会
- 定期的なスキルアップ研修 など
入社後、新入社員が部署に配属され業務を開始した後も、定期的にフォローできるような施策を実施します。
また、部署を跨いだ横のつながりを促進するため、定期的に交流会などを設けるのもおすすめです。
オンボーディングの事例６選
オンボーディングを実施する企業の事例を紹介します。
GMOペパボ株式会社
GMOペパボ株式会社では、以前から部署ごとにオンボーディングを実施していましたが、企業に対する帰属意識が育ちにくいという課題がありました。そこでオンボーディングのやり方を見直し、全社共通の施策へ切り替えたそうです。
全社共通で新しい社員を歓迎するために取り入れた施策は「ペパボカクテル」や「ペパボテックフライデー」「ランチワゴン」などユニークな名前のオンボーディングプログラム。
新入社員はまず、チャットツールの社内チャンネル「カクテルチャンネル」に入ることで、既存社員とのコミュニケーションが可能になります。
GMOペパボ株式会社には以前から「新しく入社した人を歓迎する文化」があり、部署間の垣根を越えて、新入社員の自己紹介にコメントをしたり、ご飯に誘ったりと企業全体で新入社員を育てていく社風が発揮されているそうです。
（参考：GMOペパボ株式会社「中途入社のパートナー向けにペパボカクテルを開始しました」）
富士通株式会社
富士通株式会社では、新入社員の即戦力化と、チーム内の関係性の円滑化、定着率の向上を目指して「オンボーディング」を実施しています。
同社のキャリア採用で入社した社員を対象にしたアンケートで「入社当初、組織にスムーズに馴染めなかった」という回答が複数あったことから、経営層がオンボーディング強化の必要性を理解し、施策がスタートしたそうです。
２０１９年より入社後９０日間のフォロー体制を構築し、入社間もない社員一人ひとりに専任のアドバイザーがつき、入社時のオリエンテーションだけでなく、配属後も継続しサポートを実施しています。
また、DX（デジタルトランスフォーメーション）のニーズが高まる中で、「守りから攻めに転じる」経営戦略を実行するためには社員の意識改革が不可欠と考え、人事制度の改革とともにオンボーディングを強化。
新たな人材を個別にサポートするだけでなく、人材同士の交流や経営層との交流の場も設けているそうです。
（参考：富士通株式会社「DX企業へフルモデルチェンジの変革に挑む、富士通の人事戦略」）
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社では組織の成長により従業員数が急増し、新入社員の能力や経験の有無、性格にバラつきが見られるようになったそうです。
そこで、IT未経験者でも業務内容や組織のルール、文化を伝えられるオンボーディング施策を取り入れました。
新入社員には入社前に「初日わくわくプロジェクト」というオンボーディングが実施されます。自宅に「入社前にワクワクできるもの」が詰まったオリジナルボックスが届き、リモートでオンボーディングを受けられるそうです。
中身は、入社前に見てもらう映像や入社から１年をかけてページを集めて完成するオリジナルバインダー、入社後に必要な備品、歓迎メッセージなどで入社へのモチベーションを高めます。
また、入社後には最初の３カ月間だけ受講できる「製品と組織に関する理解を深めるオンボーディング研修」や、その後も継続的に学べる制度として全社員が自由に参加できる「サイボウズアカデミア」という多種多様な学びを得られる施策もあるそうです。
新入社員だけでなく、多くの従業員に学びの機会を与えることで、従業員自身のスキルアップだけでなく社員間コミュニケーションの活発化にもつながっている事例です。
（参考：サイボウズ株式会社「オンボーディングと学習支援」）
キユーピー株式会社
キユーピー株式会社では、工場勤務の社員を対象とし、３年間のオンボーディング期間を設けています。
スキルを高める機会を平等に与える目的で、業務と並行しながらおこなえるよう、外部機関のeラーニングを活用していることが特徴です。
オンボーディングをeラーニングで実施することにより、従来不足していた基礎教育（電気や圧縮機、ポンプなどの基礎コース）を充実させることにもつながりました。
社員の成長や努力を人材育成担当者が定量的にチェックすることも可能です。
（参考：株式会社日本能率協会マネジメントセンター「オンボーディングとは？事例5選｜実施のポイントやメリットも解説」）
日本オラクル株式会社
日本オラクル株式会社では、オンボーディングを導入することで社員の定着率やエンゲージメントの向上に高い成果を上げています。
事業拡大に伴い採用を大幅に増やしている日本オラクルのオンボーディングでは、先輩社員が新卒・中途社員をサポートする「バディー制度」や同社のクラウド型人事ソリューション「Oracle Fusion Cloud Human Capital Management （HCM）」活用していることが特徴です。
一般的には、人事部門や総務部門がオンボーディングを実施する企業が多いですが、同社では全社研修の後、各部門が独自のオンボーディングを実施。自律的な組織カルチャーを活かし、各部門が独自のオンボーディングをおこなうことで、採用から育成、評価に至る人事戦略に大きく貢献しています。
（参考：株式会社タナベコンサルティンググループ「独自のオンボーディングで従業員エンゲージメント向上：日本オラクル」）
株式会社メルカリ
株式会社メルカリでは、完全リモート勤務への移行を進めたことにより、リモートオンボーディングを実施しています。
必要な情報をポータルに集約したり、オンライン会議ツールを活用した「リモートメンターランチ」を実施したり、テレワークでも入社後いち早く組織に慣れ即戦力化できる施策をおこなっています。
進捗確認として「オンボーディングサーベイ」を実施し、技術領域ごとに独自のKPIを設けることで、オンボーディングの状況を定量的に可視化しているようです。
（参考：株式会社メルカリ「「すべての新入社員に素晴らしいオンボーディング体験を」リモートオンボーディングを成功させる施策 #メルカリの日々」）
オンボーディングに取り組む際は、対象を明確に
オンボーディングの施策を実施する場合は、対象が新卒社員なのか、中途社員なのか、新入社員全体なのかによって内容がかわってきます。
オンボーディングの効果を高めるためにも、新卒社員と中途社員に分けた施策を実施するのか等、対象を整理して取り組みを考えるとよいでしょう。
以下の記事では実際にオンボーディングを取り入れている企業の事例を、新入社員全員向け、新卒社員向け、中途社員向けに分けてご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
新入社員の職場定着を図るオンボーディングは、離職率を下げるとともに早期に新入社員のパフォーマンスを向上させ、企業に貢献できる人材を育成します。
オンボーディングの実施にあたっては、具体的な目標を設定することや、新入社員をサポートする体制を多層的に構築すること、会社と新入社員の期待値のズレを解消することなどがポイントです。
今回紹介したオンボーディングに関する内容を参考に、自社ならではのオンボーディング施策を検討してみてはいかがでしょうか。
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