オンライン説明会とは？必要な準備や進め方、メリット・デメリットを徹底解説

対面ではなく、インターネットを経由して実施される「オンライン説明会」。

就職活動の多様化や新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受けて、実施を検討する企業が増えています。

採用活動の効率化を目的に導入されるケースもありますが、オンライン説明会を導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。

今回の記事では、オンライン説明会のメリット・デメリット、導入前に必要となる準備についてご紹介します。

オンライン説明会とは何か？
オンライン説明会の導入企業が増加した背景とは？
オンライン説明会の主な種類
- （１）ライブ配信型（ウェビナー・テーブル）
- （２）録画配信型
オンライン説明会の導入メリット
オンライン説明会の導入デメリット
企業がオンライン説明会を導入する上で必要な準備は？
オンライン説明会を実施する際の注意点
オンライン説明会でよく使用されるツール
まとめ

オンライン説明会とは何か？

オンライン説明会とは、インターネット上でおこなわれる会社説明会のこと。Web説明会とも呼ばれ、スマホやPCなどを使えばどこからでも視聴できるのが特徴です。

就職活動に追われる学生側にとって、会社に出向く必要がないため移動時間や交通費がかからないのがメリット。学生が就職活動に割く時間が減少する近年において、企業はオンライン説明会を活用して学生から選ばれるための工夫が求められています。

オンライン説明会の導入企業が増加した背景とは？

オンライン説明会の導入企業が増加した背景には、「就職活動の多様化による学生の変化」「コロナ禍における母集団形成の難しさ」などがあげられます。

近年は就職活動の情報収集をインターネット上でおこない、オンライン説明会に参加したいと考える学生が多いです。

また、コロナ禍においてオンライン説明会は非対面で参加できるため、感染リスクを抑えられる点でも注目されています。

オンライン説明会の主な種類

オンライン説明会には、主にライブ配信型と録画配信型の２種類があります。ここでは、それぞれの特徴を詳しく説明します。

（１）ライブ配信型（ウェビナー・テーブル）

ライブ配信型とは、リアルタイムでおこなわれるオンライン説明会です。

リアルタイム配信のため、企業と学生が会話やチャットなどでコミュニケーションを取れるのが特徴です。

セミナー形式でおこなう「ウェビナー型」と、参加者をグループに分けてディスカッションさせる「テーブル型」の2種類があります。

説明会とグループワークの両方をおこなうなど、2つを組み合わせる方法もあります。参加者の能動的な姿勢を促し、興味関心を広げるうえで効果的です。

（２）録画配信型

録画配信型は、録画した説明内容をインターネット上で配信する形式の説明会です。オンデマンド型説明会とも呼ばれています。

配信時間の決まっているライブ配信型と違い、学生はいつでも自由に視聴できる点が特徴です。企業側も、作成してしまえば効率よく多くの学生に見てもらえるメリットがあります。

しかし、ライブ配信型のように学生とリアルタイムでコミュニケーションは取れないため、あくまでも認知拡大の手段として活用しましょう。

オンライン説明会の導入メリット

オンライン説明会を導入することで期待できる主なメリットを3つ解説します。

母集団形成につながる

オンライン説明会を実施することで、母集団形成につながりやすいという点がメリットの一つです。

オンライン説明会が母集団形成につながる理由は、パソコンとインターネット環境が整っていれば遠方の学生も参加でき、対面での説明会に比べて多くの学生に参加してもらいやすくなるためです。

オンラインでは「地理的」「時間的」な制約を受けないため、母集団の多様化も期待できます。

採用活動を効率化できる

オンライン説明会では、会場の確保が不要です。

採用担当者などの運営スタッフはオフィスやリモートワークをおこなう自宅からでも参加でき、移動の負担が少ない点もメリットといえます。

また、録画配信型で実施する場合には、何度も説明会を開催する必要がなく、スタッフの稼働削減にもつながります。

コストを最小限に抑えられる

対面での説明会と比べて、時間やコストを最小限に抑えられるのもオンライン説明会のメリットです。

オンライン説明会では、会場までの移動時間や会場準備の時間、会場費用や従業員の交通費などのコストを削減できます。

より必要な仕事に時間やコストをかけられるようになるため、より質の高い採用活動をおこなえるようになります。

オンライン説明会の導入デメリット

対面での説明会と比較して、オンライン説明会にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。主な3つのデメリットを解説します。

コミュニケーションを図るのが難しい

オンライン説明会ではお互いの様子がわかりにくいため、コミュニケーションを工夫する必要があります。

特に参加人数が多い場合、一人ひとりの様子を確認するのは困難です。

録画配信型で実施する場合、参加者からの質疑応答にも対応できないため、説明会後にアンケートを取ってフォローするなどの対策が求められます。

職場の雰囲気や魅力を伝えにくい

対面での説明会に比べて、職場の雰囲気や魅力を十分に伝えられないのもオンラインならではのデメリットです。

学生は説明会に参加することで、企業サイトの情報だけではわからない社風や職場の雰囲気を知りたいと考えています。

しかし、オンライン説明会ではスライドを用いることが多く、一方的な説明になりがちです。

デメリットをカバーするために、社員紹介やオフィスツアーなど、職場の雰囲気や魅力が伝わりやすい構成にするとよいでしょう。

惹きつけ効果が低い

対面での説明会の場合、学生は説明会に参加するために日程を調整し、実際に会場まで足を運ぶ必要があります。

そのため、「予定を空けたから参加しよう」「せっかく来たから最後まで聞こう」という気持ちになりやすいです。

一方、オンライン説明会は気軽に申し込めるため、キャンセルや途中退席、参加しても選考ステップに進まないなどのケースも見受けられます。

学生を惹きつけるためには、説明会前後にメールを送るなど、企業側から積極的に接点を持つことが重要です。

企業がオンライン説明会を導入する上で必要な準備は？

オンライン説明会を導入する際は、「ツール」「通信環境」「機器」などの事前準備が欠かせません。

オンライン会議ツールによって、「一度に参加できる人数」「費用」「機能」「使い勝手」が異なるため、自社の目的に合わせて最適なものを選びましょう。

オンライン説明会をスムーズに運営するためには、安定した通信環境が必要です。通信環境の整備が十分でないと、配信中の遅れや停止の原因になります。

音質や画質に不備がないか事前に必ずテストをおこない、通信の安定性を図ることが大切です。

オンライン説明会のコンテンツとして動画を制作する場合や、自社で映像を収録し、録画配信型の説明会を実施する場合は、画像編集ソフトも必要となります。

撮影用のカメラやマイク、パソコンなどの機材とともに導入を検討するとよいでしょう。

オンライン説明会を実施する際の注意点

オンライン説明会を実施する際、気をつけるべきポイントについてご紹介します。

魅力あるコンテンツ作り

オンライン説明会の配信形式を問わず、魅力あるコンテンツ作りが不可欠です。

最近の学生は、YouTubeやSNSなどにより動画視聴に慣れているため、最後まで飽きさせずに視聴してもらえる工夫が大切。

盛り込むコンテンツは、企業が伝えたい情報だけでなく学生目線に立ち、「学生が知りたい情報とは何か」を考えて決めます。

具体的には、以下のような内容を盛り込むとよいでしょう。

・競合他社との比較
・事業の魅力や将来性
・自社の強み
・社風
・昇給制度や福利厚生　など

また、モニター越しでのやり取りは対面でのコミュニケーションよりも難易度が高く、プレゼンテーターはいつも以上に表情や声音、ジェスチャーなどを意識する必要があります。

単調な話し方を避け、内容や前半後半で担当者を変えるなど、学生を退屈させないよう配慮しましょう。

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ライブ配信型と録画配信型を使い分ける

オンライン説明会を実施する場合、ライブ配信型と録画配信型それぞれの利点を生かした使い分けをしましょう。

学生とリアルタイムでコミュニケーションが取れるのがメリットのライブ配信型では、チャットやリアクション機能を使って学生に積極的な参加を促す工夫が大切です。

学生が気軽に質問しやすいよう、まずは企業側から学生側にクイズや質問などで話しかけるのもおすすめ。チャット機能を活用することで、オフラインでの説明会よりも質問が集まりやすくなるでしょう。

録画配信型の場合、学生がいつでも好きなときに視聴できる分、一方的なコンテンツとなりがち。そのため、伝えたい内容を端的にまとめることが大切です。

途中で離脱することなく最後まで視聴してもらうためにも、飽きさせない構成を意識しましょう。

コストをかけずに自社で制作することも可能ですが、質の高い動画を制作したい場合は動画制作会社に依頼することをおすすめします。

次のステップへの導線を設計する

オンライン説明会では、通常の会社説明会よりも気軽に参加できる反面、離脱されてその場限りになってしまうケースも少なくありません。

そのため、説明会における理解度の確認や、1次選考への参加希望を確認するための導線設計が不可欠となります。

具体的には、終了後のアンケート実施や、応募フォームへの誘導などがあげられます。

特に、録画配信型説明会の場合、視聴者が「動画を最後まで視聴したのか」「内容を理解できたのか」を確認できるよう、アンケートの設問内容にも工夫が必要です。

理解していないまま選考に進んでしまうと、理解不足による離脱やミスマッチによる早期離職が生じる恐れがあります。

オンライン説明会でよく使用されるツール

オンライン説明会は、ビデオ通話ができるオンラインミーティングツールを使用しておこなわれます。企業では、ZoomやGoogle meetなどがよく使われています。

Zoom（ズーム）は、アメリカのZoomコミュニケーションズが提供するWeb会議ツールです。最大300名まで参加でき、開催する企業は登録が必要で有料となりますが、参加者は登録の必要はなく、URLをクリックするだけで簡単に無料で参加できるのが特徴です。

Google社が提供するビデオ会議サービスのGoogle meetは、優れたセキュリティ性能が特徴。最大100名まで参加でき、企業はGoogleアカウントを取得して登録する必要があります。参加者は登録不要かつ無料で参加できます。

他にも、様々なオンラインミーティングツールが提供されているため、自社に合ったツールを選択しましょう。

まとめ

オンライン説明会を導入する主なメリットには、「母集団形成につながる」「採用活動の効率化」「コストを最小限に抑えられる」などが挙げられます。

一方で、「コミュニケーションの難しさ」や「職場の雰囲気や魅力を伝えにくい」などのデメリットも考慮する必要があります。

今回の記事で紹介した導入前の準備なども参考に、自社に合ったオンライン説明会を検討してみてはいかがでしょうか。

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