時差出勤やテレワークの導入にともなう人材教育の在り方として、場所や時間にとらわれずに学習できる「オンライン研修」が注目されています。
従来は集合型研修で行うことが多い新人研修やスキルアップ研修などを、オンライン研修にシフトしている企業も少なくありません。
オンライン研修を導入するにあたり、どのように始めればよいか検討を重ねている人事担当者も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、オンライン研修の実施方法をはじめ、オンライン研修を成功させるための事前準備やスムーズに進行するためのポイントなどをわかりやすくご紹介します。
目次
オンライン研修とは
オンライン研修とは、インターネットを経由してパソコンやタブレットを通じて受講できる研修のことです。ZoomやSkypeなどのWeb会議システムを利用することが一般的です。
オンライン研修は、パソコンとインターネット環境が揃えば全国どこからでも参加できるため、「勤務地による研修の機会の差を縮める」「教育の質を均一に保つ」などと期待されています。
オンライン研修のタイプとして、自社の会議室などの拠点ごとに集まる「多拠点参加型」と、自席や自宅などから受講する「個別参加型」があります。
オンライン研修を導入する企業は増えている？
働き方改革の推進による時差出勤やテレワークの普及にともない、オンライン研修を導入する企業は増加傾向にあります。
株式会社ビジネスコンサルタントが実施した『「オンライン研修」実施状況アンケート結果』によると、オンライン研修の実施・導入決定状況について「導入している」と回答した企業は49.8％で、約半数の企業が導入していることがわかります。
また、実施・導入を決定しているオンライン研修の内容として、新入社員研修が最も多いという結果でした。今後の導入に向けた検討状況においても、「検討している」との回答が59.9％と半数を上回っています。
これらの調査結果より、オンライン研修を導入している企業は増えていると言えるでしょう。
（参考：株式会社ビジネスコンサルタント『「オンライン研修」実施状況アンケート結果』）
オンライン研修の実施方法
オンライン研修は、「録画された講義を見る研修」と「ライブ配信にてリアルタイムで行う研修」という、大きく分けて2種類あります。それぞれの特徴をご紹介します。
録画された講義を見る研修
まず1つ目に、すでに録画された講義を見て受講するオンライン研修があります。
研修当日の「講師の手配」や「受講する時間」などを設定せずに実施でき、受講者は空いた時間に好きな場所で自由に受講できるのが特徴です。
そのため、研修に社内リソースの時間を大きく割けない企業にも導入しやすいと言えるでしょう。
また、オフィスの遠方に住んでいる内定者への研修で使用できたり、新入社員研修のグループワークに活用できたりと、事前学習や復習という側面でも効果を発揮します。
ライブ配信にてリアルタイムで行う研修
2つ目に、動画をライブ配信して双方向でコミュニケーションを取りながら受講するオンライン研修があります。
ZoomやSkypeのようなWeb会議システムなどを利用し、リアルタイムで行うのが特徴です。受講者は、各々好きな場所で研修を受けられます。
研修の時間を統一する必要はありますが、リアルタイムで講師に質疑応答できたり、受講者同士でディスカッションできたりと、コミュニケーションを図れるのがメリットとされています。
オンライン研修の運営を成功させるための事前準備
オンライン研修を成功させるためには、運営面でいくつかのコツがあります。事前に準備しておきたいことを3つご紹介します。
- 受講者に対しテクニカルトレーニングを実施する
- 事前に機器や通信状況のチェックをする
- コンパクトなタイムスケジュールを組む
準備（１）受講者に対しテクニカルトレーニングを実施する
特に初めてオンライン研修を導入する際は、事前にテクニカルトレーニングを実施しましょう。
テクニカルトレーニングとは、オンライン研修に慣れていない人を基準にした操作マニュアルを用意したり、マイクやカメラのオン・オフの切り替え方など操作方法の研修を行うことです。
受講者の「職種」「業界」「世代」によって、オンライン研修の受けやすさには大きな差があるとされるため、研修の効果を最大限に発揮するためにもテクニカルトレーニングは有効だと言えるでしょう。
準備（２）事前に機器や通信状況のチェックをする
オンライン研修を行うためには、パソコンやインターネット回線、マイクの設定、受信状況の確認など事前準備に時間を要します。
当日はスムーズに研修に入れるように、「機材の動作確認」や「ネットワークへの接続テスト」などは前日までに済ませておきましょう。
また、紙の資料やテキストを使用する場合は、各拠点に確実に届くように手配します。受講者本人がプリントする必要がある場合は、事前に通達をし、コンビニエンスストアなど自宅以外で出力することも考慮しましょう。
準備（３）コンパクトなタイムスケジュールを組む
受講者の集中力を保つ方法として、研修を1時間毎に区切るなどコンパクトなタイムスケジュールを組むようにしましょう。
オンライン研修ではモニターを見続けるため、すべての受講者が適度に集中できるのは30分～1時間程度と考えられます。
目の疲れやヘッドホンを長時間使用すると耳にも負担がかかるため、10分程度の休憩を適宜取るように設定しましょう。
研修をコンパクトにまとめる方法として、事前にテキストを配布し、「講義部分のテキストの精読」と「個人ワーク」までは各自で行った上で、研修に参加することを条件とするのもよいでしょう。
そうすると、研修中はグループワークやディスカッションに十分な時間を割くことができます。
オンライン研修をスムーズに進行するための３つのポイント
オンライン研修をスムーズに進行するために押さえておきたいポイントがあります。ここでは3つピックアップしてご紹介します。
- インタラクティブな進行になるよう工夫する
- 進行補助役をつける
- 原則「顔出し受講」とする
ポイント（１）インタラクティブな進行になるよう工夫する
オンライン研修の効果をより高めるためには、講師から受講者への一方通行なコミュニケーションに留めることなく、インタラクティブにコミュニケーションを図りながら進行することが大切です。
例えば、講義中に全員参加による質疑応答やフィードバックの時間を設けたり、少人数でグループをつくってディスカッションしたり、ライブ感のある双方向コミュニケーションを取りながら進行するとよいでしょう。
ポイント（２）進行補助役をつける
運営に慣れていない間は、オンライン研修を円滑に進めるために「進行補助役（オペレーター）」をつけるのもポイントです。
進行補助役は、Web会議システムの操作に慣れた人や、機材トラブルに対応できる人を配置します。
研修中の万が一の事態に対応できる人が控えているだけで、講師や受講者は安心して研修に取り組めます。
ポイント（３）原則「顔出し受講」とする
オンライン研修では、原則「顔出し受講」とするのが望ましいです。音声とチャットのみの受講も可能ですが、顔出しを原則とすることで受講者側の緊張感を保ち、聞き流しを防止する効果があります。
また、相手の顔が見えることで、グループディスカッションに臨場感が生まれるというメリットもあるようです。ただし「顔出し受講」を原則とする場合は、事前に受講者の了解を取ることを心がけましょう。
オンライン研修は終わった後のフォローも重要
オンライン研修後は、受講者へのフォローも欠かさずに行いましょう。
受講後はレポートを提出させたり、後日に改めてフィードバックの機会を設けたり、研修内容を実務に落とし込めるようにフォローすることが重要です。
また、研修の内容や進め方をよりアップデートするよう、参加者にアンケートを取ってみるのもよいでしょう。今後の改善策を見つけられるかもしれません。
オンライン研修を成功させるための方法とは？
オンライン研修を成功させるために、人事担当者はどのようなことを意識すればよいのでしょうか。
教育研修コンサルタントに、オンライン研修を成功させるために取り入れたい施策や実施後のフォローについて聞いてみました。
教育研修事業部 ゼネラルマネジャー
オンライン研修を実施する際に人事担当者が気をつけることとは？
オンライン研修を成功させるためには、受講者に当事者意識を持たせることが大切です。そのために、受講者には「研修の目的」や「研修をどのように業務に活かすのか」について、事前にしっかり伝えましょう。
当日の運営面でのポイントは、「曖昧な言葉を使わない」ことです。
オンラインでは対面よりも言葉のニュアンスが伝わりにくいため、スライド資料を使用する場合はどの部分を指しているのかを明確にします。
前提を揃えるために、ナンバリングや「青字の部分」など表現に注意することで、受講者は突発的な質問もしやすくなります。「みんながなんとなくわかっている」状態にしないことがオンライン研修を成立させるコツですね。
また、受講者が話しやすい空気をつくることも重要です。研修の開始時や休憩後の再開時に挨拶するなど、「全員で一斉に声を出す」ことで研修に参加しているという一体感が生まれやすく、積極的に参加するようになります。
オンライン研修を成功させるために取り入れたい施策とは？
まずは前段階として、集合型研修用の資料をオンライン研修でもわかりやすいように変換できているか見直しが必要です。
また、新人研修では名刺交換や電話応対など「動きをともなう研修」もありますよね。そういった内容の場合は、文字ベースのスライドだけでは伝わりにくいため、「動画」で見せるのも一つの方法です。
動画で流れをつかんだ後に、実際の現場を想定したロールプレイングを行うとより効果的です。
オンライン研修の実施後に押さえておきたいポイントとは？
研修後は、受講者本人の振り返りとして、学んだ内容について文章に落とし込んだレポートを作成したり、自分が学んだことを直属の上長に報告してコメントをもらったり、研修のみで終わらせないことがポイントです。
オンライン研修だけでは学んだ気になりやすいため、研修内容を実務に活かすためには現場でのフォローも必要となります。
まとめ
従来は集合型研修で実施している新人研修やスキルアップ研修などを、オンライン研修にシフトしている企業が増えています。
オンライン研修を成功させるためには、事前に「研修の目的」や「実務に活かす」ことを受講者に伝え、当事者意識を高めることが重要です。
今回の記事では、オンライン研修を実施する際の事前準備やコツ、スムーズに進行するための注意点などをご紹介しました。オンライン研修を実施される際の参考にしてください。
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