企業の経営方針や事業計画を実施するために重要となるのが、採用活動です。しかし、著しい社会変化や人口減少の影響から、採用市場は年々厳しさが増しています。
そのため、自社が必要とする人材を確保し、継続的に事業を発展させるには、綿密な採用計画の立案が不可欠といわれています。
今回は、自社の採用を成功に導くための、具体的な採用計画の立案ステップや採用計画後の対応、スムーズに実行するためのポイントなどを解説します。
目次
採用計画の立案ステップ【１】採用戦略を立てる
採用計画を立てる際の最初のステップである、採用戦略を立てるところから見ていきましょう。
経営者や担当部署にヒアリングをおこなう
自社の経営戦略に基づいた採用計画を立てるためには、経営層や担当部署へヒアリングが必須です。
経営部門が思い描く目標を達成するために「今後どのような方向性で事業を展開していくのか」「そのためにどのような人材を確保したいのか」をすり合わせして整理しましょう。また、現場の意見をヒアリングすることで、採用に求める事柄を正確に把握できます。
採用計画に向けた正確な情報のヒアリングは、採用目的の明確化につながります。計画立案や実行時に悩んだ際に立ち返る原点となる他、経営層や現場への協力要請の材料にもなるでしょう。
求める人物像（ペルソナ）を設定する
ヒアリングによって採用目的が明確になったら、自社が求める人物像の設定に入ります。なお、ペルソナとは、年齢や性別、資格といった人材に対するスペックだけでなく、価値観や趣味、行動特性などの情報を詳細に設計した人物像のことです。
採用計画における詳細なペルソナの設定は、入社後のミスマッチを防ぐために欠かせないプロセスです。漠然とした抽象的な定義ではなく、必要とする人材に対する条件を具体的に整理し、自社の魅力や強みにマッチするような人材像を設定しましょう。
自社の採用課題を洗い出す
自社のペルソナ像が設定できたら、これまでの採用活動や実績を振り返り、自社の採用に対する課題の洗い出しをおこないましょう。
このとき、失敗と感じたこと以外に、成功したと思える事例にも目を向け、客観的に課題を整理することが重要です。
応募者数や選考通過率、その後の定着率をデータとして数値化したのち、分析して改善につなげていきましょう。
採用課題を把握する際は、入社前後だけでなく、入社後の振り返りも重要となります。
それぞれの部署と連携し、希望する人材に不足する要素はなかったか、活躍できる場となっているかなど確認することで、入社後のミスマッチにも気が付くでしょう。
今期の採用戦略を決める
経営陣などへのヒアリング後、自社の求めるペルソナ像が定まり課題が分析できたら、採用活動の要と言える今期の採用戦略を決めます。
なお、採用戦略は経営陣へプレゼンするといった戦略案とは異なります。
採用活動において留意すべき点を箇条書きにピックアップし、誰がみても理解できるような分かりやすい内容でまとめることが大切です。
採用戦略の具体的な施策については、今後のステップで具体化できればよいため、ここでは採用戦略の柱となるイメージを明確に掲げることを心がけましょう。
採用計画の立案ステップ【２】採用する人数を策定する
採用計画の立案に必要な採用人数策定には、いくつかの算出方法を理解しておくことが大切です。具体的な算出方法について見ていきましょう。
必要採用人数の算出方法
まず、基本の必要採用人数は以下の数式で求めることができます。
必要採用人数 ＝ 必要要員数 ー 在籍人数
しかし、必要採用人数は、アプローチする要因によって異なるケースが考えられます。「財務」「業務量」「戦略」の3つのアプローチから考える算出方法を見ていきましょう。
財務アプローチによる算出
財務アプローチによる算出とは、利益を出せるように必要な人数を算出する方法です。算出方法は以下です。
必要要員数 ＝ 売上高 ー 人件費以外のすべての経費 ー 目標利益 ÷ 1人あたりの人件費
この算出方法は、売上に大きな変動がない企業が採用計画を策定する場合に、有効なアプローチと言えます。
注意点としては、採用後に売上や経費に大幅な変動があった場合に、利益が調節しにくいという点が挙げられます。
事前に、採用した人材による利益増加を組み込むことは難しいため、採用を投資として捉えている採用計画には、順応しにくいでしょう。
業務量アプローチによる算出
業務量アプローチによる算出とは、今後発生する業務量に対応できるように要員を算出する方法です。実際の業務量に対して対応する人員数が算出できるといった特徴があります。算出方法は以下の通りです。
必要人員数 ＝ 総労働時間 ÷ 1人あたりの労働時間
この算出方法は、総業務量を把握しやすい製造業などの業種に有効な方法です。
しかし、社員が増加すると、必然的に福利厚生や退職金といった労務副費が発生します。そのため、給料とは別にかかる費用を考慮しても時間単価が下がらないかなど、事前のシュミレーションが大切となるでしょう。
また、短期の繁忙期を補う形で正社員を雇用すると、閑散期が訪れた場合に雇用の調整が必要となるケースがあります。
今後の業務量の増減に応じて雇用ポートフォリオを作成し、どの雇用形態で採用すべきなのか検討する必要があるでしょう。
戦略アプローチによる算出
戦略アプローチによる算出とは、人材確保を投資と捉え、投資予算から必要な人数を計算する方法です。算出方法は以下のようになります。
必要要員数 ＝ 投資人件費 ÷ 1人あたりの人件費
この方法は、該当する新規事業で赤字をどのくらいの期間で消化できる見込みなのかや、投資する人件費の総額はどの程度が妥当なのかを見積もったうえで、投資可能な1人あたりの人件費を算出します。
新規事業は、事前の計画通りの数値に進まないといったケースも多いです。
そのため、注意点として、売上計画の見込みは低めに設定するなど、損失をもたらしたときにリスクを最低限に抑える工夫が必要となります。
採用計画の立案ステップ【３】雇用形態を選定する
労働力の調達手段が多様化する現代において、どの雇用形態で採用すべきかの検討は重要です。雇用ポートフォリオを理解し、それぞれの雇用形態の特徴を見ていきましょう。
雇用ポートフォリオとは？
雇用ポートフォリオとは、労働市場の変化や雇用形態の多様化が進む中で、人材の育成と業務の効率化を図るために用いられる対応策のことです。
さまざまな雇用や就業形態が広がる現代において、企業は自社の経営を踏まえて、多様な雇用形態を組み合わせる「自社の雇用ポートフォリオ」の構築が重要と言われています。
なお、雇用ポートフォリオを構成する際は、各雇用形態の特徴やメリット・デメリットを整理したうえで、自社組織の状況に応じた組み合わせが不可欠です。以下でそれぞれの特徴を把握しましょう。
雇用形態ごとの特徴とメリット・デメリット
ここでは雇用形態ごとの特徴とメリット・デメリットについて解説します。
１．正社員
正社員とは、労働契約の期間に定めがなく基本的にフルタイムで勤務する従業員のことで、雇用契約の終了日は、就業規則に定めのある定年などに従います。
この雇用形態の場合、長期勤務が想定されるため、雇用ポートフォリオでは仕事をしながらの教育訓練をするOJTを中心に能力蓄積が求められる人材を雇用するのに適します。
安定した労働力が確保でき、組織への帰属意識が高められる一方で、閑散期は雇用調整がしにくいといったデメリットがあります。
２．契約社員
契約社員とは、雇用期間に定めのある有期労働契約を結んだ従業員のことを指します。有期契約という意味では、パートタイムやアルバイトと雇用形態は一緒ですが、主にフルタイムで働く有期契約従業員を「契約社員」と呼ぶケースが一般的です。
フルタイムでの勤務であるため、社会保障の対応が必要となり、パートタイマーより雇用コストが高くなるといった特徴があります。
そのため契約社員は、能力蓄積が不要な職種での活用か、正社員で雇用するまでの試用期間として採用するなどのケースでの雇用が多いでしょう。
３．パートタイム・アルバイト・長期インターン
パートタイムやアルバイトとは、一週間の所定労働時間が正社員よりも短い従業員のことです。長期インターンもこれに当てはまります。
なお、パートタイムとアルバイトに明確な違いはありませんが、企業によっては緊急性が高いような臨時雇用はアルバイトと呼び、区別するケースもあります。
パートタイムなどは、短期雇用が一般的のため、教育訓練といった能力開発は必要によって実施されるのが一般的です。処遇についても職務給など臨時的な扱いでの対応が妥当でしょう。
４．派遣社員
派遣社員とは、派遣会社と雇用契約を結び、派遣先の企業で働く人のことです。指揮命令に関しては、派遣先の事業者から直接、派遣社員におこなわれます。
この雇用形態は、繁忙期における業務への調整や迅速な専門スタッフの手配などにおいて活用されるのが一般的です。
なお、派遣社員には登録型派遣、紹介予定派遣、常用型派遣の3つの形態があり、それぞれ法的な制約が異なります。派遣社員を検討する際は、種類の違いを理解し対応することが重要となるので注意しましょう。
５．出向
出向とは、異動の一種であり、在籍する企業と雇用契約を結んだまま、出向先の企業とも雇用契約を結び就労することです。しかし、企業によっては、移籍出向と呼ばれる他企業に籍を移す形態もあります。
就業規則などにおいて企業はあらかじめ出向に関する規定を設けておくことで、本人の同意がなくても運用が可能だと言われています。しかし、出向を運用する際は、対象者に対して事前に出向を命じる理由や条件などを説明することが望ましいでしょう。
６．請負社員
請負社員とは、企業が求める成果を約束し、その成果物の納品をもって業務が完了する雇用契約の形態です。仕事の進め方などは、基本的に受託側にゆだねられる形となります。
そのため、自社内で作業している場合であっても、発注者側の企業は請負社員に直接指揮命令をすることはできません。
７．アウトソーシング
アウトソーシングとは、一般的に業務を外部委託することを指します。なお、アウトソーシングの種類には、委託と準委託の2種類があります。
委託契約とは、法律行為となる事務処理の遂行を目的に対価が支払われる契約のことで、法的な成果を生み出す行為を指します。
そのため、一般的には委託契約でアウトソーシングする業務には「税務業務」や「不動産契約」などが当てはまります。
次に準委託とは、委託業務に当てはまらない法律行為ではない業務を委託することで、業務の遂行を目的に対価が支払われる契約を指します。
準委託に当てはまる業務には、「給与計算」や「事務業務」、「カスタマーサポート業務」の他、社員研修やセミナー講師など幅広く含まれます。
アウトソーシングは、自社に不足している人材やサービスを外部から調達することで、企業の生産性や業務効率化アップに貢献し、さらには全体のコスト削減を図れるとして有効に取り入れる企業が増えています。
採用計画の立案ステップ【４】採用手法を決める
雇用形態の検討後は、採用手法の選定に入ります。
採用手法には、求人広告や人材紹介、SNS採用、リフェラル採用などさまざまな方法がありますが、それぞれ特徴が異なります。
それぞれの特徴を把握したうえで、どの部署で何の採用手法を取り入れるのか、採用にかける予算の配分はどうするのかといった大枠を固めていきます。
なお、採用する雇用形態によっては、適する採用手法も異なります。そのため、どの手法が最適なのか把握したうえで予算配分を実施していくとよいでしょう。
採用計画の立案ステップ【５】採用スケジュールを決める
採用人数や雇用形態、採用手法が定まった後は、採用スケジュールの策定を進めます。
事業計画や新規事業の開始時期から逆算して、いつまでに人材が入社し実力を身に付けている必要があるかをイメージし、やるべきことをスケジューリングしていきましょう。
採用計画の作成ポイントは2つあります。
1つ目は、採用後の育成研修が一通り終わるタイミングをゴールと位置付け、計画を立てること。2つ目は、求人掲載から面接に必要な期間を1カ月、入社し育成研修が終わるまでを2カ月と見積もることです。
新卒の採用スケジュールの具体的な組み方
新卒採用市場は優秀な人材の争奪戦が激化しており、採用選考活動の早期化が叫ばれる背景から、経団連は2021年に以下に示す「就活ルール」の廃止に踏み切り、主導権を経済連から政府へと移行しました。
- 広報活動：卒業や修了年度に入る直前の3月1日以降
- 選考活動：卒業や修了年度の6月1日移行
- 正式な内定日：卒業や修了年度の10月1日移行
しかし、実際には現場の混乱が大きいなどの観点から2023年卒の新卒採用スケジュールにおいても、就活ルールが継続されています。
一方で、従来から就活ルールがあるものの形骸化されているといった指摘もあり、大学3年生を対象としたサマーインターンシップなどを取り入れる企業も少なくありません。
そのため、上記の状況も踏まえて、新卒採用スケジュールではできるだけ早く学生との接触を図り、自社のペルソナに合致する優秀な人材を確保するのが望ましいと言えるでしょう。
特に、企業が求職者へ直接アプローチをする採用手法として、注目されるダイレクトリクルーティングは、企業説明やスカウトの内容を改善するだけでも、候補者にもたらす影響は大きいとされています。
採用計画の立案ステップ【６】採用プロジェクトの可視化・管理をおこなう
採用計画には、経営者や人事担当者以外にも、現場スタッフや求人会社など多くの関係者が携わるため、採用プロジェクトの可視化と管理は重要です。
「今、誰が何をしているのか」をそれぞれの立場で明確に把握できる仕組みを構築することで、プロジェクトの成功が形となって現れるでしょう。
採用計画のタスクや進行状況を可視化するためには、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。
採用管理に特化したツール以外にも、ExcelやGoogleのスプレッドシートで採用管理に活用できるテンプレートもあるため、自社が取り入れやすい方法を検討するとよいでしょう。
採用計画のテンプレートの必要項目
採用計画のテンプレートには、採用に関する必要事項を、誰が見ても同じ解釈となるように具体的に明記することが重要です。
テンプレートの必要項目は以下の通りです。
- 採用目標：募集職種や採用人数、採用時期
- 採用要件：必須となる能力やスキル、これまでの経験、求める人物像
- 採用方法：求人募集の方法、選考方法
- 採用スケジュール：事業計画や新規事業の開始時期から逆算してタイムスケジュールを策定し、時期に応じた実施予定の行動を記載
採用計画立案後におこなうべき対応
ここからは、採用計画の立案後の具体的な対応についてご紹介します。
社内の協力体制を整備する
採用計画の内容を実施するためには、現場社員の協力が不可欠です。各従業員が連携して計画を進めていくためには、採用戦略の概要説明をおこない、携わる一人ひとりが自分の役割を把握できるように努めましょう。
また、協力してもらったことで人材確保にどのような成果や結果をもたらしたのか、携わった従業員に報告することで、既存社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。
自社サイト・SNSの採用ページを更新する
現代は、求職者の多くがホームページやSNSを通じて応募企業の情報を確認します。
採用ページは採用ブランディングには欠かせないツールと言われ、自社が求める人材要件や自社の魅力が正確に伝わるように更新することが大切です。
自社サイトやSNSの採用ページにおいては、入社後のイメージが膨らむものや、会社の想いが伝わるようなコンテンツがあると求職者の心を揺さぶるのに効果的です。
求職者が知りたい情報を見つけやすいよう、ページのデザインも工夫しましょう。
採用方法に応じた準備をおこなう
採用方法が決定した後は、担当者に最近の採用に関する動向を確認し、前年度の実績に基づいて採用方法のブラッシュアップを心がけましょう。前年度の反省があれば、内容を精査し、同じ失敗を繰り返さないことも大切です。
求人募集のトレンドを把握し、求人原稿の作成や選考に携わるメンバーのスケジュール確認など、募集活動が実際に始動する前の準備を怠らないようにしましょう。
募集活動を実施する
採用方法に関する準備が終わったら、いよいよ募集活動を実施します。
募集を開始した後もただ応募を待つのではなく、採用ページのアクセス状況を分析し、必要に応じて求人に関する情報を更新したり、採用手法を見直したりと柔軟な対応が必要です。
特に最近では、転職潜在層に向けた採用活動が活発化しており、候補者に直接アプローチするダイレクトスカウトが採用活動のメインとなりつつあります。
ダイレクトスカウトにおいては、候補者にとって魅力のあるスカウトと認識される工夫が重要です。スカウトした理由を明確にしたうえで、候補者が入社によって得られるメリットを提示していきましょう。
面接や選考をおこなう
応募に応じて、書類選考をおこなったうえで面接を実施します。
面接においては、企業側と応募者側が円滑なコミュニケーションを図るために、会場の雰囲気や進め方を工夫することが大切です。
また、選考においては、面接担当者によって採用基準がブレてしまうといったことが予想されます。
明確な採用基準のもと選考がおこなわれるためには、募集要項で上げた必要事項である必須スキルや経験に加え、あると嬉しいスキルなどの歓迎事項を判断できる具体的な評価基準を準備しておくのがおすすめです。
評価基準が明確にあることで、認識のズレを防ぎ、採用後のミスマッチの防止に貢献するでしょう。
内定者に向けたフォローを実施する
内定後の辞退を防ぐためには、内定者に向けたフォローの実施が不可欠です。
内定者の中には「この企業で本当によかっただろうか」「他社への入社も視野に入れたい」といった観点から、内定を辞退するケースもあります。
内定者の疑問や不安を解消するためには、内定者と継続的にコミュニケーションを図れる仕組みを作り、不安の解消に向けた取り組みをおこなうことが大切です。
企業は内定者が欲しがる情報を積極的に開示し提供することで、信頼関係の構築にもつながるでしょう。
採用計画をスムーズに実行するためのポイント
採用計画をスムーズに実施するためには、以下の3つのポイントを念頭に置くことが大切です。ポイントの具体的な内容を確認しましょう。
採用基準を明確に示す
募集内容によっては、応募者が多数となり選考自体に時間がかかるケースもあります。
また、場合によっては、自社の採用基準に適さない応募者への対応に時間を取られ、自社の要件に合致した人材を取り逃がすといったことも考えられます。
それでは、せっかく綿密に計画した採用計画の実施が難しくなってしまいます。
そのような事態を防ぐためには、求職者に対して自社の選考基準を明確に示すことが大切です。必須条件を明確に提示するだけでも、応募者数は絞られるでしょう。
応募者へ迅速な対応をおこなう
応募者の多くは、並行して複数の求人に応募しているケースも考えられるため、応募者への迅速な対応を心がけることが肝要です。スピーディに対応することで、他社に人材を奪われることを防ぐだけでなく、自社への信頼感を高めることにもつながります。
採用までの道のりを短縮化する
選考から採用までのプロセスは一般的に、書類選考から一次面接、二次面接、最終選考といった順に進みます。しかし、採用までのプロセスにおいても応募者に対する短縮化の配慮が重要と言われています。
先述したように、応募者の多くが複数の企業と並行して求職活動を実施するケースが多いため、採用までのプロセスが長いと、応募者が他社に採用されてしまうリスクが高まります。その他、選考が長期化することで不安感が大きくなり、採用されることを諦めてしまうこともあります。
採用活動は不確定な要素が多いため、あらかじめ定めていた計画の通りに進まないことも予想されます。そのため、一つ一つの計画を管理し着実に進められているか確認することで、計画の確実性が高められるでしょう。
また、関係者同士が共通認識のもと採用業務に臨めるように取り組むことで、効率的な採用活動が実現できるでしょう。
採用成功事例３選
最後に、採用成功事例を3社ご紹介します。
各社の具体的な取り組みを参考に、自社の採用活動を工夫してみましょう。
freee株式会社
中小企業を初めとした法人・個人事業主向けの、事務管理を効率化するためのSaaS型クラウドサービスを開発、運営するfreee株式会社では、採用ブログの配信に力を入れています。
新卒入社以外にも途中採用の社員に対してインタビューを実施することで入社後のイメージが膨らみ、自社の認知度アップに成功。特に、エンジニアブログにおいては、社内研修のスライドを公開したり、日々のプロジェクトに対する取り組みを分かりやすく解説したりする中で、自社の持つ技術力や探求心を伝える工夫をしています。
（参考：freee株式会社「freee採用サイト」）
レバレジーズ株式会社
人材関連や自社メディアなど多様な事業を展開するレバレジーズ株式会社では、創業までのストーリーを漫画で紹介する他、自社のリアルをYouTubeで発信するなど、ユニークな施策で求職者の興味を引くアプローチをおこなっています。
また、ブログでは新卒や中途採用向けの記事に加え、具体的な事業への取り組みや働き方を積極的に発信しており、社員一人ひとりを主人公としてピックアップした魅力ある情報の配信に努めています。
（参考：レバレジーズ株式会社「採用情報RECRUIT」）
株式会社サイバーエージェント
広告代理店事業やメディア事業など数多くの事業を手掛ける株式会社サイバーエージェントでは、採用サイトにおいて1カ月に16本、コンスタントに採用関連の記事をアップし、求職者に積極的に情報を発信しています。
また、自社のYouTubeチャンネルでは、新卒者が聞きたい社内の情報を配信。応募者に対してリアルな社内を可視化できる工夫をおこなうことで、好感度アップにつながっています。
（参考：株式会社サイバーエージェント「Careers採用」）
まとめ
自社の採用を成功に導き、継続的に事業を発展させるためには、具体的な採用計画の立案が不可欠です。
採用計画のプロセスにおいては、自社の求める人物像の設定といった採用戦略を可視化し、採用人数や雇用形態、採用手法など、一つ一つ詳細な立案が必要となります。
採用計画は立てて終わりではなく、入社後の定着や業務での活躍を見据えて長期的な視点を踏まえてブラッシュアップしていくことが求められます。
今回紹介した、採用計画のステップや立案後に実施すべき対応などを参考にしながら、自社に適した採用計画を立案し適切な人材獲得につなげましょう。
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