母集団の形成や、応募者対応などを第三者に依頼することで、採用活動の負担を大幅に削減できる”採用代行サービス”。
売り手市場といわれる現代では、採用活動の難度が増しており、近年では採用活動の一部を社外に委託する採用代行（RPO：Recruitment Proess Outsourcing）が普及しています。
採用代行サービスに興味はあるけれど、「選び方がわからない」「各社の違いを知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。
今回は、中途採用で採用代行サービスを活用するメリットから依頼できる業務、依頼先の選び方を活用事例とともにご紹介します。
採用代行サービスの導入を検討されている企業様は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
企業が抱える採用課題と採用代行を活用するメリット
近年、企業では採用活動に対してどのような課題を抱えているのでしょうか。また採用代行を活用することで、どのように課題を解決できるのでしょう。
中途採用における採用課題
企業の多くは中途採用を通年で行っており、即戦力として活躍できる人材を常に探している状態といえます。
しかし、「応募が多数ある」「大人数の採用をしたい」といった企業では、「採用活動に時間が割けない」「採用ノウハウが足りない」などの課題を抱え、十分な採用活動が行えていない場合もあるようです。
また、中小企業や小規模事業所では「認知度が低く、ターゲット層に見てもらえない」といった課題を抱えています。
採用代行サービスを活用するメリット
採用代行サービスはこのような課題を解決するため、プロがこれまで培ってきた採用手法やノウハウを駆使して採用業務を行います。
採用代行サービスを活用すると、企業で必要とする人材を確保できる確率が高まるでしょう。
また、専門家の視点が入ることで自社の採用に関する課題が明らかとなり、採用業務やフローの見直しも可能となります。
採用活動に特化した業者に採用を委託することで、人事担当者はその時間を他の業務にあてることができるため、業務効率化にもつながるといったメリットも挙げられるでしょう。
代行可能な業務内容とは
採用代行業者にはどのような業務を依頼できるのでしょうか。採用業務における「コア業務」と「ノンコア業務」に分けて見てみましょう。
コア業務
「コア業務」とは、採用業務の「核」となる部分の業務であり、企業の魅力を最大限伝えていくためにも企業内の人事・採用担当者が携わることが求められます。
- 募集計画やインターンシップ、説明会などの立案
- 広告やホームページなど採用に必要となるツールの作成
- 面接官のトレーニング
しかし、実施するには多くの知識が必要となります。
採用活動のノウハウや知識が不足している場合には、採用代行サービスを利用し、コア業務の支援を受けるとよいでしょう。
人事体制やノウハウが十分でない場合には、採用代行業者が人事担当者とともに戦略から考え、応募者対応から採用まで全ての業務を代行することもできます。
- 説明会やインターンシップの運営
- 書類や面接による選考、合否決定
- 内定者フォロー、新人研修
ノンコア業務
採用業務における「ノンコア業務」とは、主に間接業務にあたる部分で、企業内部の人でなくても行うことができる業務をさします。
これらのノンコア業務を採用代行業者に依頼すれば、採用担当者はコア業務に集中することができるでしょう。
- 媒体や紹介会社の選定
- 運用やスカウトメールの配信
- 呼び込みなどの電話およびメール連絡
- エントリー対応、合否連絡
- 説明会や面接の日程調整
- リマインド連絡
採用代行サービスを選ぶときの３つ判断軸
採用代行を依頼したいとき、何を基準にして選ぶとよいかわからない方もいるでしょう。採用代行サービスを選ぶ際は、以下の3つのポイントに沿って判断しましょう。
判断軸（１）依頼内容
はじめに、採用業務のどの部分を委託したいのかを明確にしましょう。
応募者一人ひとりに対応する時間が割けないのであればノンコア業務を代行してくれる業者を選ぶなど、自社における課題を見つけることが重要です。
土日や夜間も対応してほしいのか、社内に常駐してほしいのか、書類審査をしてほしいのか、などといった課題を解決してくれる業者を探します。
また、課題の把握が難しい場合には、代行業者に相談してみると、不足部分が明らかとなるでしょう。
判断軸（２）費用対効果
依頼する範囲が広くなるほど、費用は高額になっていきます。
自社でできる範囲とプロに任せたい範囲を分け、どの業務をどのように依頼したいのかを、予算と照らし合わせながら明確にしておくとよいでしょう。
加えて、契約の際にずれや食い違いが生じないよう、見積内容を文書化してすり合わせていくとよさそうです。
判断軸（３）支援実績
採用代行を行う業者は近年、増加傾向にあります。自社の採用を成功につなげるためには、代行業者の実績を調べてみましょう。
代行業者によって実績数や得意な雇用形態、業界は異なるため、自社の業界や企業規模と似た企業の実績があるかなど、細かく見てみるとよいでしょう。
ホームページに載っていない場合は、直接問い合わせてみてもよいかもしれません。
採用代行のプロに聞く、活用のコツや注意すべきポイント
採用代行に依頼する際、事前に整理しておくべきことや、委託するにあたり気を付けるべきポイントなどはあるのでしょうか。
採用代行を活用するコツや、実際に採用代行を活用した事例についてうかがいました。
中途採用事業部 事業部長
採用代行サービス依頼前に、自社で確認しておくべきことは？
事前に採用の基準値を詳細に決めておくことは重要だと思います。
例えば「20代の男性」といった広い範囲ではなく、「25歳でこの経験がある人」のように、具体的に決めておくとよいでしょう。
採用ターゲットを採用代行先と共有することで、自社の求める人材確保につながるといえます。
また採用に関わる担当者を、「面接の担当は誰か」「応募者対応の担当は誰か」など、あらかじめ細かく決めておくことも大切です。
「採用の基準」「面接の対応者」「応募者への対応者」、この3点を誰が担当できるのか考え、難しい部分を採用代行に依頼するというイメージがよいと思いますね。
業務を委託するにあたり、注意すべきポイントは？
近年、採用代行サービスの業者は増えてきているのが現状ですが、価格だけで選んでしまうのは避けてほしいと思います。
費用対効果を考えることは大切ですが、低価格の業者では、アルバイトが対応している場合や事務的な作業を日本語がわからない外国の方へ任せている場合もあるのです。
依頼する際は予算を先に決めるのではなく、内容を決めてから選ぶとよいと思います。
また、「発注したものの、蓋を開けてみたら手が付けられていない状況だった」など、管理体制がおざなりになっていることもあります。
相手が常に見えない分、何をしているかがわかりにくいため、公開されている情報をよく見てみるとよいですね。
もちろん低価格できちんと採用業務を代行している業者もありますが、価格だけでなく実績と合わせて見ると、よりよい効果につながるでしょう。
実際に採用代行を活用して、課題を解決できた事例は？
全国に3つの工場を持つある企業では、採用担当者が1人しかおらず、3つの工場を行き来しながら採用業務を行っていました。
3つの工場それぞれの採用を1人が担当していたために、応募者への対応にもとても時間がかかるという課題を抱えていたのです。
応募者に会う時間はなく、書面など採用の初期段階にも手が付けられない状況だったといいます。
そのときは10社の人材紹介エージェントに依頼していましたが、採用実績は半年間で1名のみだったようです。
そこで当社に、「応募者対応から1次選考まで」の採用代行を依頼されました。
当社の採用代行に依頼した結果、応募が来てからの対応が早く進んだことにより、応募者は200名にまでのぼりました。
カケハシの採用代行サービスによる書面選考や面接による1次選考を経て、最終的には4名の採用につながったと聞いています。
企業がこれまでできていなかった部分をサポートできたことにより、効果につながった事例といえるでしょう。
まとめ
採用代行サービスの依頼を検討するとき、選び方にはさまざまなポイントがあるようです。
依頼できる業務は業者によっても違うため、自社の採用基準やどこまで自社が対応できるかを考え、どのような業務を委託したいのかを確認しておきましょう。
業者の支援実績や得意な業界を踏まえ、自社に合った採用代行サービスが選べるとよいですね。
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