中途採用では、面接の急なキャンセルや面接当日に応募者が現れないドタキャンなど、選考辞退が課題の一つになっています。
中途採用の面接辞退はなぜ起きるのでしょうか。
今回の記事では、面接をドタキャンされてしまう原因と辞退防止に効果的な対策などをご紹介します。
中途採用で面接をドタキャンされてしまう原因
中途採用の面接で頻発しているドタキャンについて、主な４つの原因を見ていきましょう。
テンプレートの文面のまま返信している
面接のドタキャンにつながる原因の一つとして、求職者に「テンプレートの文面のまま返信していること」が挙げられます。
テンプレートの文面では、受け取った相手に機械的な印象を与え、宛名だけ変更して送信しているのだろうと思われてしまいがちです。
一通一通丁寧に対応したつもりでも、求職者の中には不信感や不安を抱く人もいます。
応募者への対応に配慮が欠けている
応募者への電話やメールでの対応に配慮が欠けてしまうことで、面接のドタキャンにつながるケースもあります。
例えば、上から目線や「フレンドリー」と「フランク」をはき違えて馴れ馴れしい対応になると、求職者に不快な思いをさせてしまうかもしれません。
一人の社員の対応が、企業全体のイメージを下げてしまうこともあります。
応募者の質問への対応が悪い
応募者から質問を受け付けたときの対応も、企業の印象を大きく左右するポイントです。
「２４時間経っても返信していない」「明確な回答をしない」「答え方が不親切、不適切」などは、応募者を不安にするだけでなく、企業への不信感を抱くきっかけになります。
応募者の気持ちの変化
面接辞退の理由は、応募者の気持ちの変化に起因するケースもあります。
「他に応募していた企業に決まった」「仕事や求人への興味が薄れた」「面接が面倒」「周囲からの反対」などが考えられます。
これらの気持ちの変化について、「申し訳ない」「気まずい」という思いから面接辞退の連絡ができず、ドタキャンしてしまう人もいるようです。
面接の辞退防止に効果的な７つの対策
面接の辞退防止に効果的な７つの対策を解説します。
対策（１）面接前日の連絡（リマインド）を徹底する
中途採用の求職者は、一度の仕事探しで複数の企業にエントリーします。そのため、応募した企業の面接日をうっかり見落としてしまうことも考えられます。
応募者と企業の関係性を築いていくという観点でも、面接前日の連絡（リマインド）は徹底しておこないましょう。
対策（２）「面接」ではなく「面談」と表現し、心理的ハードルを下げる
最近の中途採用の傾向として、あえて「面接」ではなく「面談」という表現に変える企業が増えています。
「面接」という言葉から少し堅苦しさを感じる求職者も多く、「カジュアル面談」などと表現を変えて応募者の緊張感を和らげ、来社してもらえる可能性を高めることが狙いです。
また、面談当日の服装については、企業の状況に合わせて「ノーネクタイ・カジュアルな服装OK」と一言添えると、さらに来社への心理的ハードルを下げると考えられています。
対策（３）応募を確認後、すぐに「面接候補日」を連絡する
中途採用の求職者は、エントリーを終えると他の応募先企業のリサーチを始めます。
つまり、応募意欲が一番高いタイミングは「応募の送信ボタンを押した直後」といえます。企業の採用担当者は、応募を確認後、いかに早く返信できるかが重要です。
また、「面接候補日」は複数提案したり、応募者の希望も複数伺うと日程調整しやすくなるでしょう。
対策（４）連絡可能な時間帯や曜日の記入を促す
求職中でも、応募者が一日中連絡が取りやすい状態とは限りません。「タイミングが悪く電話がつながらない」「メールの返答が遅い」というケースも考えられます。
求人広告の応募フォームや面談オファーメールなどに、「連絡可能な時間帯やご希望の時間帯をお聞かせください」といった一文を入れておくと、連絡する際の目安がわかります。
応募者にも安心感を与えられるでしょう。
対策（５）応募者からの質問には、可能なかぎり返答する
働く意欲や企業への関心が高い求職者ほど、より多くの情報を得たいと思う傾向があります。選考中もしくは応募検討中に、質問を投げかけてくる求職者も多いです。
質問に対する丁寧な回答や返答率がよい企業ほど、応募者の面接への意欲は高まります。可能なかぎり質問には具体的かつ丁寧に返答しましょう。
対策（６）土日の連絡は避ける
近年はワークライフバランスを重視する人も増えているため、応募者への連絡は営業時間内におこなうのがポイントです。
深夜や休日に対応すると、応募者の中には「時間外労働や休日出勤もある企業」と受け取る人もいるでしょう。
働き方を重視する応募者にマイナスな印象を与えてしまうため、注意しましょう。
対策（７）応募者を惹き付ける・動機付けをおこなう
応募者の惹き付けや動機付けをおこなうために、採用サイトや動画などを制作するのも効果的です。
採用サイトで最新情報を発信することで、応募者の惹き付けになります。求職者へ向けた情報発信の観点で、採用サイトを整備・開発すると、応募意欲の向上も期待できます。
すぐに実践できる面接辞退を改善するポイント
中途採用の面接辞退を改善するためにはどのようなポイントを押さえればよいのでしょうか。
カケハシ スカイソリューションズで企業の中途採用支援に携わる担当者に、面接辞退を改善するポイントを聞いてみました。
中途事業部リーダー
中途採用コンサルタント
面接辞退を改善するために、すぐにできることとは？
まずは求職者に、面接を受ける企業として選ばれることが重要です。採用選考の初期段階では、候補者を見極めるより、惹き付けるための施策を打ちましょう。
例えば、応募者に面接に来てほしいという意思をしっかり伝えるのが大事ですね。
面接確定メールに「あなたの〇〇なところに魅力を感じています。ぜひ面接に来てください」と一文を添えるのも効果的です。
面接を辞退されそうな時に効果的な対応とは？
面接辞退を防ぐ方法として、面接日程への回答などに返信期限を設けるのも一つの方法です。
こまめに連絡をとって会話する機会を持つことも大切ですが、その際に一方通行なコミュニケーションではなく、相手からのレスポンスを引き出す工夫が必要ですね。
面接日程をお知らせする際に、「面接３日前までに履歴書と職務経歴書を送ってください」と追記します。
一つの目安として、この時点で返信がなければ面接に来ない確率が高いと考えられますね。
また、職種ごとに適した連絡方法があることも念頭に置きましょう。例えば、建築・土木系は電話での連絡が取りやすいですが、IT系はメールやSNSの方が連絡が取りやすいです。
面接辞退に課題を感じている担当者が心がけたい点は？
業種によって連絡方法を変えるのが一点、加えて中途採用では何よりスピードが大事です。
昼休憩のタイミングで応募が来たとすると、その昼休憩の時間内に面接について返信するイメージですね。遅くとも即日対応を心がけましょう。
すぐに応募者対応ができるように、自社が求める人材を明確にしておくのもポイントです。
面接をする・しないで迷うより、まずは面接をオファーする方がよいですね。まずは惹き付け、選考を進める中で見極めていくこともできます。
また、面接辞退を求職者のせいにしないことも心がけたいポイントです。応募者を惹き付けきれていないのはなぜか、自社の体制を見直す必要もあるでしょう。
まとめ
中途採用の面接では、急な面接辞退や連絡なしのドタキャンが採用担当者の悩みの種になっています。
面接辞退は「面接前日のリマインド」や「応募確認後すぐの対応」「応募者の惹き付け・動機付け」などで防止できます。
今回の記事で紹介した面接の辞退防止に効果的な対策などを参考に、応募者対応を見直してみてはいかがでしょうか。
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